En allmän projektstyrningsmodell

Projektidé

Ett projekt föds exempelvis ur en idé om hur man skulle kunna öka företagets effektivitet och därmed även vinsten. Men det skulle lika gärna kunna handla om lösa problem, köpa nya investeringar, öka konkurrenskraften mm.

Projektförslag

Ur projektidén utvecklas ett projektförslag en slags beställning av ett önskat projekt.

Om projektförslaget godkänns tillsätts en styrgrupp tillsätts med beställaren som ordförande. Denna grupp beslutar nu att projektförslaget nu skall vidare bearbetas i en förstudie. De bestämmer även projektets ramar och regler samt vilket resultat som förväntas.

Förstudie

Om projektförslaget godkänns av beställaren startar arbete med förstudien. Förstudien är ett mer detaljerat underlag. Man tittar bland annat på vilka resurser (personal) och andra kostnader som projektet skulle medföra samt eventuella risker och andra relevanta analyser.

När förstudien är klar redovisas resultatet för styrgruppen som sedan beslutar om nästa fas i projektet kan påbörjas.

Projektplan

Nu när förstudien är godkänd påbörjas arbetet med projektplaneringen. Detta arbete innebär att man borrar sig ännu djupare in i uppdraget.

Man arbetar bland annat med en projektplan som innehåller punkter som:
- Bakgrund
- Syfte och mål
- Avgränsningar
- Budget
- Tid och aktivitetsplan, ofta som ett Gant-schema
- Projektorganisation

När projektplanen är klar redovisas resultatet för styrgruppen som sedan beslutar om nästa fas i projektet kan påbörjas.

Genomförande

Nu när projektplanen är godkänd påbörjas arbetet med genomförandet. Oftast börjas projektet med en så kallad kickin. Vid kickinen är alla projektgruppmedlemmar närvarande och det främsta syftet med mötet är att skapa glädje, engagemang och att informera om vad projektet går ut på.

De olika projektgruppmedlemmar arbetar med olika delmoment i projektet där de bistår med sina expertkunskaper. Regelbundet möts gruppen i så kallade projektgruppsmöten för att bland annat informera och rapportera om nuläget, förändringar och avvikelser. Möterna föregås av en dagordning och mötesdialogen nertecknas i ett protokoll.

Löpande sker även rapportering om projektets status till styrgruppen om bland annat  nuläget, förändringar och avvikelser.

Avslut

När genomförandefasen är genomförd avvecklas projektet genom ett avslutande styrgruppsmöte där projektledaren överlämnar resultatet i form av en slutrapport. I slutrapporten tar man upp punkter som ekonomisk redogörelse, måluppfyllelse, avvikelser, slutsatser mm. Man har även en kickoff för projektgruppen där man tar in synpunkter på projektet och på ett trevligt sätt avslutar samarbetet.

Uppföljning

Vid ett senare tillfälle görs även en uppföljning av beställaren. Man tittar bland annat på om projektmålet gör så att man uppnår effektmålet, det vill säga det resultat man ville få av projekte som kan var i form av ökad försäljning, bättre kundnöjdhet mm.